En modell för att implementera Lean Production på svenska mjölkgårdar

Sammanfattning av slutrapport
I denna studie på tre projektgårdar med mjölkproduktion studerades förutsättningar och potential att förbättra verksamhetens effektivitet och resursutnyttjande med hjälp av Lean-principerna. För analysen genomfördes en värdeflödesanalys på gårdsnivå samt beräkningar av mjölkproduktionens klimatavtryck. Med ett miljöperspektiv diskuterades möjligheten att utveckla verksamheten så att den både är lönsam och klimateffektiv. På lång sikt är målet ett värdeflöde som bidrar till mjölkproduktionens ekonomiska och miljömässiga hållbarhet.
Studien visar att det finns en tydlig koppling mellan de slöserier som kan identifieras i en värdeflödesanalys och utsläpp av växthusgaser. Genom att arbeta med ett system för förbättringsarbete skapas större möjligheter att jobba med specifika frågor, även minskad klimatpåverkan.

Populärvetenskaplig sammanfattning
Lean kan leda till klimateffektivare mjölkproduktion

Genom att tillämpa leanprinciperna på gårdsnivå i svensk mjölkproduktion kan man utveckla verksamhetens arbetssätt och arbetsorganisation samtidigt som klimatet mår bättre. Lean är en strategi som fokuserar på att eliminera slöserier, och en studie genomförd på tre halländska gårdar visar tydliga kopplingar mellan verksamhetens strävan att kapa slöserier och minskade utsläpp av klimatgaser.

Studien genomfördes i ett sammarbete mellan Hushållningssällskapet Halland, SIK – Institutet för Livsmedel och bioteknik och JTI – Institutet för jordbruks- och miljöteknik. På tre gårdar med mjölkproduktion genomfördes en värdeflödesanalys på gårdsnivå samt beräkningar av mjölkproduktionens klimatavtryck. Studien visar att det finns en tydlig koppling mellan de slöserier som kan identifieras i en värdeflödesanalys och utsläpp av växthusgaser.

Genom att arbeta systematiskt med förbättringar skapas större möjligheter att jobba med specifika frågor på gården, t.ex. minskad klimatpåverkan. Exempelvis går ett effektivt utnyttjande av resurser som foder, diesel och el hand i hand med en minskad klimatpåverkan. Att inte utnyttja djurens fulla potential i form av mjölkproduktion eller tillväxt kan betraktas som ett slöseri. En stabil produktion med hög tillväxt eller hög mjölkavkastning innebär att mindre mängd växthusgaser genereras per kilo producerad produkt. Genom att arbeta utifrån det grundläggande synsättet att alla former av slöseri elimineras kan man både åstadkomma lönsamma produktivitetsförbättringar samtidigt som utsläppen av växthusgaser minskar.
Lean är resurseffektivitet

Lean är kraftfullt med vägledande principer för att effektivisera ett produktionssystem och har därför en stor potential när det gäller att genomföra bestående förändringar i arbetet med att utveckla en verksamhet. Detta resurseffektiva synsätt (Lean Production) på gårdsnivå kan ses som ett första steg som ökar lönsamheten hos mjölkproducenten samtidigt som ett viktigt steg i processen är att effektivisera hela mjölkkedjan. Med ett miljöperspektiv inkluderas även hållbarheten i det direkta arbetet.

Grundorsaker till slöserier
För att besvara frågeställningen hur värdet i kedjan kan ökas genom att hitta ett förbättrat flöde av material och information, måste man först fråga sig vad som är värdeskapande och vad som inte är värdeskapande på gårdsnivå. I denna studie har vi presenterat rad olika slöserier som är förknippade med mjölkproduktionens produktionsprocesser. Arbetet med att eliminera dessa måste ta sin utgångspunkt i att identifiera grundorsaker.
Bristande kommunikation och ledarskap

Grundorsak till slöseri: Bristande ledarskap
Många lantbruk har gått från enmansföretag till en eller flera anställda där lantbrukaren ska vara ledare för verksamheten. Lantbrukaren känner sin verksamhet och vet hur den ska skötas. Det gäller att även de anställda kan känna delaktighet genom att förstå hur arbetet påverkar resultatet i verksamheten och kunna påverka sin arbetssituation. En otydlighet i ledarskapet kan leda till att den anställde inte vet vad som förväntas. Visuell styrning är viktigt för en ökad tydlighet och där har vi i tidigare avsnitt visat exempel på hur man med hjälp av planeringsmöten framför en whiteboard enkelt kan följa företagets utveckling och planera veckans arbete. Att även göra återkopplingen visuell genererar reflektion och ett lärande. Ett enkelt sätt är att föra upp nyckeltal från produktionen på whiteboardtavlor. Samtidigt medger alla företag att deras sätt att hantera informationen är bristfällig, och efterfrågar hjälp att få struktur på informationshanteringen. Gårdarna har olika rutiner för information och möten. Mycket av kommunikationen sker i flykten, när man springer på varandra i stallet eller via mobiltelefon.

Grundorsak till slöseri: Avsaknad av dokumenterade rutiner
Bristande ledarskap innebär att de anställda gör på sitt eget sätt – det finns inga standardiserade arbetsrutiner. I dag saknas ofta dokumenterade arbetsrutinbeskrivningar på företagen vilket försvårar introduktionen av nyanställd personal, och hindrar att ”tyst kunskap” synliggörs och sprids till alla i arbetslaget. Ibland saknas den erfarenhet som behövs för att kunna utföra arbetet på bästa sätt. Den repetitiva naturen i arbetsuppgifterna inom mjölkproduktion möjliggör ett standardiserat arbete. Standardisering av arbetet är däremot inte särskilt långt driven i verksamheten. I den mån standarder finns handlar det oftast om arbetsrutinbeskrivningar. Det finns en utbredd försiktighet när det kommer till att styra och följa upp hur de anställda utför sitt jobb, en försiktighet som grundar sig i en ovana hos lantbrukaren att ställa krav och agera som arbetsledare. Det är viktigt att låta medarbetarna ”äga” sina standarder och vara med och utveckla dem. Trots att företagen inte har någon vana att arbeta strukturerat med förbättringsrutiner ser lantbrukarna själva stora möjligheter att förbättra sin prestation genom ett standardiserat arbetsätt.

Grundorsak till slöseri: Lärande och reflektion prioriteras inte
Företagskulturen är sådan att den inte prioriterar reflektion och lärande, varken på individ- eller organisatorisk nivå. Det är inte bara ett slöseri i form av outnyttjad kreativitet utan innebär också en begränsad möjlighet för medarbetarna att ha inflytande över sin arbetssituation. Till exempel är möjligheten att som medarbetare få gehör för sina förbättringsförslag oftast små, och att få dem genomförda i praktiken ännu mindre, då man inte prioriterar det långsiktiga förbättringsarbetet eller har system för att fånga upp och föra in förslagen i en långsiktig planering. Även om lantbrukarna uttrycker att man arbetar med förbättringar i företaget finns det mycket att göra för att skapa en stark kultur och system där ständiga förbättringar är en prioriterad arbetsuppgift. Företagen skulle vinna mycket på att avsätta tid till möten där man diskuterar och gemensamt förstår problem.

Grundorsak till slöseri: Ingen avvikelsehantering
Enligt leans principer ska man vid avvikelser rätta till felet och analysera vad som är grundorsaken för att förhindra att det inträffar igen. I praktiken är det ganska enkelt att följa upp djurhälsan eller utrustning som ofta går sönder genom att anteckna det på ett block eller en tavla, men detta görs sällan. En grundorsak kan vara att det finns en kultur att man ska kunna lösa sina problem själv eller att den som påpekar brister anses gnällig, vilket gör det svårt att få in avvikelsehantering i verksamheten.

Grundorsak till slöseri: Bristande förebyggande underhåll
Förebyggande underhåll görs inte i tillräcklig utsträckning på utrustning som är kritisk för verksamheten. När maskiner eller redskap havererar medför det slöserier som väntan, svinn, onödig rörelse och hälsorisker. Det är bättre att planera in tid för förebyggande underhåll än att laga utrustningen när den går sönder. Vanligtvis följs service upp på lite dyrare maskiner som den nyaste traktorn, medan det slarvas ordentligt med fodervagn, lastmaskiner och gödselskrapor.